Your life is the way you influence!
讓生活風格,成為你最自然的影響力
引領自媒體世代的時尚生活趨勢媒體

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擁抱數位工具,打開職涯外掛

・客座專欄人物介紹:Neil是個人品牌Neil習慣力的創作者。致力透過微小行動創造出自我價值,讓生活更符合自己想要的模樣。

跟隨內在呼喚,創造無限可能

時間回溯到2019年,那對我來說是個特別的一年,出社會將近十年,一直都在軟體工程領域從業,但內心總是有個聲音不斷地大聲呼喚:「我不想一輩子被侷限在同一個領域!」

於是這一年開始接觸內容創作,過程中認識到形形色色的創作者,見到許多人透過自媒體為自己開創更多元的職涯,不僅眼界更加開闊,也更認知到「人生其實值得擁有更多不同的可能性!」

因緣際會透過我的個人品牌顧問—思葒的引薦之下,成功轉職加入了健身領域了遠距工作團隊。當時我一方面想嘗試新事物,一方面又有點擔心,不確定自己能否適應這樣子的轉變。

最後還是鼓起了勇氣,決定跨出那一步抓住機運,也因此遇到現在兩位很好的老闆,與他們一起共事,我也從APP品牌產品經理人進而再接下新品牌的專案經理,開始了這一連串的遠距跨界旅程。

高度彈性的自主權與副作用

成為遠距工作者改變的不只是工作的形式,也徹底改變了生活型態。可以在家或在喜歡的咖啡廳上班,也能更彈性的安排時程。

但如此高度的彈性也帶來不少挑戰和副作用:

「難以區分工作和生活的界限」

由於我們團隊分佈於台灣美國兩地也沒有固定的上下班時間,要克服時差溝通的前提下,更容易不小心超時加班!常常忘了為自己保留更多的休息時間。

「溝通與協作上的不同步」

彼此在不同的城市為了同一個願景與使命努力著,這是一個很美好很理想化的圖像,但也正因為身處於不同的地點,因此無法透過大家的一舉一動「察言觀色」來去察覺各種可能的動態。這是我認為遠距工作中關於溝通上真正的核心問題,並不單單只是資訊流通問題層面而已。

數位工具帶來的核心價值

數位工具對於遠距工作者來說不僅僅只是為了解決工作上的問題,更核心的價值是這些工具能夠替遠距工作者真正創造出生活的彈性。

所謂【創造生活的彈性】,是建構在適度的限制之上。而這些限制如果單靠個人的意志力的成效有限,因此數位工具在這當中是作為一個推力。

數位工具其實非常多,每一個工具都有一個想要解決某個問題的背景故事,而每個人的生活以及工作上的流程和文化也不同,因此真的沒有哪個工具最好,這是我覺得在討論工具之前需要先有的認知~

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接下來我將依據個人管理、團隊管理(包含腦力激盪、線上會議)、心靈健康等不同層面,分享最常用的工具和應用場景:

個人管理:Obsidian 的使用與策略

在2020年我使用Obsidian結合「卡片盒筆記法」舉辦了一個線上工作坊講座「高效創意筆記術」,每一個筆記都可以視為一個卡片,而每一個卡片之間都能建立起雙向連結,透過這樣的方式快速的將生活、創作與工作進行整合!

我在使用上基本只簡單區分兩大類別「每日日曆」以及「MOC – Map Of Content」

一切都會從「每日日曆」開始,這裡是我純粹的日記,也就是我很喜歡的一項工具「晨間隨筆日記」,在這裡所記錄下來的種種日常、工作的流水帳,都有機會能夠成為我的創作。而當一些想法逐步成形的時候,我會開始將這些想法歸類或擴展到一個MOC當中,MOC可以視為一種內容地圖,我有「工作專案的MOC」、「學習閱讀的MOC」、「創作與靈感的MOC」等等

他們各自都是一塊塊獨立的大陸,大陸裡包含了相似文化的人、事、物,而每個大陸之間彼此又有機會互通有無。這裡所紀錄的是一個能夠讓我終生在不同領域當中隨時取用的知識庫資源。

團隊管理:遠距團隊協作與 Notion 的運用

遠距工作者伴隨的副作用也少不了「溝通」,這其中因素包含了:溝通不即時、資訊不對稱、界線模糊。因此建立良好的「非同步溝通機制」是非常重要的事。

若團隊夥伴無法有共識地共同維護非同步溝通機制,那麼就難以體會到遠距團隊的彈性與自由,並且伴隨著隱性的內耗,協作起來會感到很沒效率,並且彼此都沒有安全感。

而不同的團隊會有不同的工作流程以及要解決的問題,因此更需要各自找到適合的工具來協作!然而,「共享」是所有團隊最重要的基礎前提。而Notion可說是許多遠距團隊最喜愛的專案管理工具之一,它包含了以下這些優勢:

1. 資訊透明化

比起專案管理,遠距團隊的非同步溝通包含了知識管理層面,這點是遠距團隊的核心基石,善用知識管理能夠將資訊透明與資訊共享的團隊意識給潛移默化地建立起來。

2. 敏捷精神

我嘗試的想要導入Scrum敏捷的精神,小步快跑,永遠保持彈性,快速迭代與檢討回顧,Scrum適合經常需要快速調整腳步應對環境變化的團隊與產業,並且我需要將Scrum的實際運作彈性調整成真正適合自己團隊協作的模式(模板是無法100%套用的)

3. 非同步溝通的便利性

你可以針對每一張在Notion上面存在的文件、工作牌卡、用戶情境等等,直接地留下回饋、共同編輯,當熟悉這種溝通模式,可以減少許多「任務型」的會議。

實際使用方面,目前我規劃了Backlog(待辦事項)、Sprint(階段週期)、User Story(需求描述事項)、Schedule(團隊排程與會議)、Library(團隊圖書館)、Roadmap(發展路線圖)、等等,並且依據不同的資料庫屬性持續制定出相對應的模板來同步大家共通的溝通架構。

心靈健康:平衡生活的數位工具

前面講了不少滿制式化的數位工具內容,現在我想請你停下來「深吸氣、深吐氣」,要成為一個更好的數位工作者,並非埋頭在一大片的數位工具大海之中。

其實生命中遇到的許多難題以及那些過不去的關卡,大多來自於內在,以至於解決辦法就在你身邊而你卻無視於這一切的存在。因此在探索與享受數位工具的過程中,也別忘了停下來,好好的深呼吸,走出戶外散散步,打打球,體會周遭生活環境的美麗。

而在平時深呼吸、冥想或散步的時候,我習慣聆聽一些舒緩身心的療癒音頻,睡眠的時候則是習慣使用Insight Timer中的音頻來幫助入睡。

運動方面不管是健身還是有氧活動,因為我有配戴運動手錶,也會搭配產品的App來紀錄自己的活動,去調整自己的運動組數與頻率。

從工程師的角度看待這些工具的不同見解

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其實我真的有好一段時間沒有再做工程師的事情了,相較於工程師執行者的角色,現在我的職責更多的是關於規劃與統籌。

不過即便角色上有所變化,在看待這些數位工具還是會有一些評估的標準。

1.  安全性和隱私保護:數位工具在提高我們工作效率的同時,也會帶來一些副作用。因此在選擇數位工具時,選擇信譽良好、可靠性高的產品我想會是比較安全的,如果是使用Saas服務,使用第三方登入,並且開啟二階段認證,使用Authenticator的身份驗證器可以加強安全性也能同時兼顧便利性。

2.  開放性和可擴展性:正如一開始談論數位工具時提到的,每個人的生活以及工作上的流程和文化也不同,因此真的沒有哪個工具最好,因此一個好的數位工具應該具有開放性和可擴展性,也要能夠與其他工具或平台無縫對接。這樣才可以根據當下的需求,靈活地構建和調整出最適合的工作流程。

3.  使用者體驗:我會特別留意那些界面簡潔、操作簡單、易於上手的工具。因為我覺得一個重視使用者體驗的工具,其功能與附加價值肯定不會做得太差。

數位工具早已解放了你我的生活

我們現在真的已經可以過得非常自由與彈性,因為在我們身邊早已充斥著許多便利的數位科技,他們替我們打開彈性與自由的那扇門,只是這扇門就擺你的面前,你有沒有看見以及你願不願意打開這扇門進一步地去探索與了解。

而當你願意打開這扇門去探索數位工具可以帶來的優勢與好處時,也請別忘了適時停下腳步,照顧自己的心靈健康,適度的放鬆,同時也多暸解與善用AI技術,並觀察自己所需要解決的是哪些問題,在針對這些問題去組合出最適合自己的解決方案,才能真正地將這些工具融入在日常的生活與工作中,也不至於因此而迷失在數位工具的大海裡。

希望這篇專欄能夠帶給你一些新的想法與啟發,讓我們持續的探索與思考該如何使用數位工具改善生活與工作,成為一個越來越自由的數位工作者。

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