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不只遠距辦公才有的溝通痛點!專業工作者必知的5大溝通技巧

為何透過非同步溝通能夠幫助專業工作者提高工作效率呢?接下來會從辦公室、遠距工作與數位遊牧的情境帶出常見的溝通困擾,進而分享藉由非同步溝通來提升工作效率的五大技巧,最後提供在不同情境下可協助實現非同步溝通的工具作為參考。

▎開放式辦公室的日常

有別於傳統辦公室座位的的隔板配置,開放式辦公室提供共享的辦公桌,少了隔板便於彼此溝通的效率,甚至因應專案需求,讓外部廠商直接與內部員工共享辦公室區域,好讓需求可以快速直達廠商,加速迭代與修正。

隨時有人到你身旁說要與你討論某個專案內容、有一些問題需要你協助排除、臨時會議不斷… 回到了座位,即時訊息、電子郵件不斷地跳出通知,又是一來一往的討論與等待回覆。


▎遠距工作與數位遊牧的日常

相信上班族們對於前面對於辦公室日常的情境應該不陌生,這還沒有計入閒聊、訂午餐、下午茶等等情境,而這類看似只會發生在實體面對面辦公的同步溝通困境,實際上在遠距工作團隊也是如此。

遠距工作團隊或數位遊牧工作者由於少了面對面的機會,確認工作事項更加仰賴線上工具的溝通協作,因此使用通訊軟體的頻率、開線上臨時會議的時間也隨之增加,看看目前一些辦公室通訊軟體解決方案提供的功能便能觀察到這個現象。

從上述可以發現到幾個有趣的現象

◽️開放式辦公空間

藉由拉近距離看似是為了減少同步溝通的阻礙,在實務上卻反而弄巧成拙,研究表明,員工在被打斷後需要平均23分鐘才能重新集中注意力,不但沒有有效的提高效率,反倒加深了工作者的心理壓力與焦慮感。

◽️遠距工作

跳脫了場域限制與時間彈性,看似能夠減少了同步溝通的干擾,實務上頻繁開線上臨時會,工作訊息回覆即時性的程度並沒有比在辦公室工作來得低,甚至帶來更多的溝通困境,當然專注力更是低下。

◽️數位遊牧

與遠距工作雖然相似,不過性質更偏向於短中期移動的工作型態,比起遠距工作者來說,移動到不同國家城市的頻率較高,移動頻率高相對帶來更高度的不確定性,也就是說,要直接讓相關的利害關係人同時段聚集在一塊確認一件事情的困難度也隨之增加。

不管是在辦公空間、遠距辦公或甚至是數位遊牧的型態,都會遇到同步溝通帶來的負面影響,也更加代表如果要改善這些狀況,成熟的工作者應該試著找到一些方式來減少非必要的同步溝通情境,而非同步溝通的技巧則是一個很好的開始。


▎非同步溝通具體來說該如何定義?

非同步溝通實際上是避免隨時打擾他人的溝通協作文化,如果需要佔用他人的時間,也是在彼此都清楚目的方向的前提之下進行。


▎專業工作者所需的五個非同步溝通技巧

1. 明確的工作任務描述

當收到一個任務需求,但是只有一段簡單的敘述,甚至只是一個標題時,就會產生溝通需求,因此指派任務的人盡可能地要將目前任務的具體要求,預期成果或是需要研究測試的方向列出來。

身為管理職進行派工的工作者可能會覺得這件事情沒有太多的必要性,已經習慣性的被動等待提問,但倘若派工作的角色期望任務能在要求的時限內完成,可也別忘了,有效的傳遞需求這項工作可是專案成敗的其中一項重要因素。

2. 線上文件協作溝通

實務上很難完全避免掉同步溝通,最令人感到擔心的是即使同步確認過了,下一次相同的問題一而再再而三地重複被討論,團隊成員記得的版本都不太一樣,再次反覆進行取得共識的過程,著實令人感到心累。

因此團隊需建立起工作任務文件化的共識,不管是會議前的準備、會議中後的紀錄與結論、任務規格細節討論的文件資訊都是非常重要的非同步溝通技巧,團隊不需要總是線上一起開會,而是藉由閱讀工作相關的線上文件,標注相關人員並提出問題與回饋,這一個小小的改變,降低了強制性,團隊不需放下手邊的工作,而是可以根據個人的步調完成討論。

3. 具體清晰的文字訊息

我們經常容易犯的一個溝通錯誤是誤以為對方清楚知道我們所認知到的事情,因此在傳遞訊息時很容易過度省略,只提供片段敘述,這些片段敘述不僅容易造成對方的認知與我們不一致,甚至該訊息也無法作為日後回顧查證的有效參考!

一個理想的文字訊息依據目的的不同大致可以歸納幾種類型

◽️求助型訊息

具體的問題發生緣由的關鍵資訊、需要協助的部份是什麼,依據需要提供相關截圖或線上文件輔助資訊。

◽️通知型訊息

具體的事件資訊,通常會有目的、時間、地點、相關人等資訊,依據需要提供線上文件輔助資訊。

◽️指導型訊息

具體的操作步驟,解釋型說明、了解問題需求的提問等等,依據需要提供線上文件輔助資訊。

4. 減少低效的臨時會議

基於前 3 點為基礎,若能夠建立起這些非同步溝通的共識,對於減少許多臨時會議以及過多發散式的即時訊息會有明顯改善。

很多時候光只是喬這些臨時的會議也佔據了不少時間,注意力都在這些小地方而受到很大的影響。

即便實際上難免還是需要有這類的會議討論,但也因為具備了上述非同步溝通準備的資源,也能夠達到有效的臨時會議。


5. 善用線上協作工具

◽️任務類型協作

專案管理類型的 SaaS 服務,例如 Trello、Assana、Clickup、Monday 等多種專門的管理工具,或是許多小型或新創團隊也會使用的 Notion ,都能夠幫助非同步的工作溝通協作,提高任務需求細節的溝通效率。

◽️文件類型協作

如 Google 系列服務,相當普及的線上文件協作工具 Google Document、Google Spreadsheet、Google Slides 等,Notion也逐漸被廣泛使用,文件的重要性往往被忽略,透過這些具備「協作」特性的文件工具,能夠幫助聚焦團隊針對特定議題的共識認知,以減少同步溝通帶來的困擾來說,文件我覺得是成熟工作者需要持續鍛鍊的技能。

◽️視覺白板協作

廣為人知的如 Figma、Miro ,像是線上工作坊的同步討論,可以提高互動性,幫助參與者一起進行腦力激盪,會後也相當適合進行回顧,進一步地做統整,讓討論可以持續的迭代更新。

◽️非同步視訊會議

同步的視訊會議幾乎是所有工作者的日常,應用的服務不用多說,就是大家熟知的 Google Meet、Teams、Zoom ,這裡簡述一款較為特殊的會議形式則是像 Claap 平台所提供的非同步視訊會議(Asynchronous video meetings),目標是減少團隊的即時會議,同時又能保留即時性溝通的優點。

團隊成員不需要同時間進行會議,而是根據溝通需求錄製視訊影片,同步展示相關的文件來說明問題或是進行彙報,團隊成員可以根據自己的工作步調在方便的時段給予回饋或討論,這個平台也可針對影片段落進行標記,可以快速切換到特定影片段落進行觀看。

延伸閱讀:
擁抱數位工具,打開職涯外掛

數位工具對於遠距工作者來說不僅僅只是為了解決工作上的問題,更核心的價值是這些工具能夠替遠距工作者真正創造出生活的彈性。

▎溝通方式終究還是回歸團隊文化

即使我們明白可以透過非同步溝通的方式來改善日常工作的協作效率,實際上還是取決於公司的文化。

改變公司的文化我想並不切實際,但我們可以讓自己成為一個更為成熟專業的工作者,從個人開始練習落實文中介紹的五個非同步溝通技巧,學習符合當下情境的工具,改善自己個人與他人溝通的方式,例如從跟據需求類型提供具體清晰的文字訊息以及嘗試將個人的工作文件化,就是非常好的開始。

我們不需要去改變公司與團隊的文化,好的溝通文化從個人的改變開始即可。


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